Зачем и когда организовывать управленческий учет в Excel.

Факты хозяйственной деятельности, которые фиксируются в управленческом учете, сильно отличаются в зависимости от деятельности компании, но все их можно разделить на три большие группы:  1. Движение денег (денежные потоки). 2. Формирование финансового результата (доходы и расходы). 3. Изменения в имуществе и обязательствах компании, не относящиеся к первым двум группам (например, ввод основного средства в эксплуатацию или поступление товара от поставщика). Но мало вести управленческий учет, надо уметь воспользоваться накопленными данными. И для этого существует управленческая отчетность — инструмент представления в удобном виде результатов обработки данных управленческого учета. Поскольку все факты хозяйственной деятельности можно объединить в три группы, управленческая отчетность также состоит из трех основных форм: баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств. Эти формы закрывают абсолютно все аспекты деятельности любой компании, дают полную трехмерную картинку ее финансового состояния. Их единственным недостатком является то, что они слишком агрегированные, обезличенные, в них нет детализации. Поэтому помимо трех основных форм компании часто формируют дополнительные формы управленческой отчетности. Среди них: отчет о выручке в разрезе контрагентов/продуктов/отделов продаж; отчет о дебиторской и кредиторской задолженности; отчет об оборачиваемости товаров на складе и т. д. Если состав и порядок основных форм одинаковый для всех, то дополнительные формы компания для себя придумывает сама исходя из того, что для нее более важно. Отчасти поэтому типовых систем управленческого учета (аналогичных системе «1С: Бухгалтерия», предназначенной для ведения бухгалтерского и налогового учета) практически нет на рынке. Конечно, можно попытаться разработать для себя управленческую базу самостоятельно. Но практика показывает, что это крайне трудоемко и не всегда разумно, так как систему управленческого учета необходимо сначала обкатать и лишь потом автоматизировать. Excel не всегда является идеальным решением для данной задачи, но, как правило, когда компания решает автоматизировать свой управленческий учет, она сначала делает это в Excel, регламентирует все внутренние процессы и только потом переносит учет в более специализированные системы. Благодаря таким функциям, например, как СУММЕСЛИМН, в Excel есть возможность организовать простую, но изящную учетную модель, реализованную по принципу формирования отчетов на основании реестров хозяйственных операций, и получить возможность формирования трех отчетов верхнего уровня и неограниченного количества дополнительных отчетов на основе простой выборки данных из реестра. Использование макросов позволяет еще сильнее нарастить функциональность учетной модели, хотя этот путь более сложный. В любом случае, необходимо четко понимать ограничения подобных моделей: полнофункциональный управленческий учет построить на базе Excel реально лишь для небольших компаний (с оборотом до 300 млн тенге в год и численностью до 50 человек) либо для компаний с достаточно простой экономикой (например, из сферы услуг), в которых количество видов транзакций сравнительно невелико и самих транзакций не настолько много, чтобы Excel начал замедляться. Использованию Excel в качестве базы для построения системы управленческого учета зачастую препятствуют многочисленные широко распространенные иллюзии относительно данной платформы. Очень многие финансовые директора, в том числе и весьма опытные, полагают, что в Excel нельзя вести учет методом двойной записи, невозможно «проваливаться» в значения отчетов, как в «1С», и легко допустить ошибку, после чего сложно ее выловить. Все эти иллюзии не имеют ничего общего с реальным положением дел, и мы с вами вскоре в этом убедимся, рассмотрев достаточно простой сквозной пример автоматизации управленческого учета в компании, оказывающей рекламные услуги в интернете. Эта отрасль выбрана потому, что рекламные компании не занимаются реальным производством, поэтому отпадает необходимость ведения учета материалов и незавершенного производства. Кроме того, рекламные компании не занимаются торговлей, поэтому нет необходимости учитывать движение товаров на складах. Благодаря такой простой экономике нашей компании разобраться в этом примере сможет даже неподготовленный читатель. Система сможет аккумулировать данные управленческого учета, выводить три основные формы отчетности, а также любые дополнительные формы управленческой отчетности. Внедрять управленческий учет на нашем сквозном примере мы будем в такой последовательности: 1. Учет денежных потоков. 2. Учет доходов и расходов. 3. Учет активов и пассивов.